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Procedimiento de compras y radicación de facturas de proveedores de BORNER INC


Procedimiento de compras y radicación de facturas de proveedores de BORNER INC1. Proceso de Alta de Proveedores1.1. Personas Físicas (Sole Proprietor o Independent Contractor)1.2. Empresas (LLC, Corporation, S-Corp, Partnership)2. Recepción de Facturas y Cuentas de Cobro2.1. Personas Físicas (Sole Proprietor o Independent Contractor)2.2. Empresas (LLC, Corporation, S-Corp, Partnership)3. Política de Cierre Contable4. Canales de Soporte5. Apertura de Cuenta en el Portal de ProveedoresPasos para habilitar su cuenta:


Procedimiento de Compras y Radicación de Facturas de Proveedores de BORNER CORPORATION (USA)

Estimado Proveedor,

En Borner, seguimos mejorando nuestros procesos para ofrecerle una experiencia más ágil y eficiente. Como parte de esta optimización, hemos actualizado nuestros canales de comunicación y radicación de facturas. A partir de ahora, todas las solicitudes y documentos deben enviarse a:

Agradecemos su colaboración en esta transición para mejorar la eficiencia en la gestión de sus facturas y pagos.

1. Proceso de Alta de Proveedores

Todas las compras realizadas por BORNER CORPORATION deben contar con una Orden de Compra, en la que se detallan las condiciones del contrato tanto para Borner como para el proveedor o contratista.

Para ser registrado como proveedor en nuestro sistema, debe enviar la siguiente documentación al comprador asignado según su tipo de entidad:

1.1. Personas Físicas (Sole Proprietor o Independent Contractor)

  • Formulario W-9 (para ciudadanos o residentes fiscales de EE.UU.) o Formulario W-8BEN (para no residentes fiscales de EE.UU.).
  • Número de Seguro Social (SSN) o Número de Identificación Fiscal (ITIN).
  • Cuenta bancaria en EE.UU. para pagos electrónicos (ACH), con un voided check o carta del banco.
  • Contrato de prestación de servicios firmado.

1.2. Empresas (LLC, Corporation, S-Corp, Partnership)

  • Formulario W-9 (si la empresa está constituida en EE.UU.) o Formulario W-8BEN-E (para empresas extranjeras que operan en EE.UU.).
  • Certificado de Incorporación o Artículos de Organización.
  • EIN (Employer Identification Number) emitido por el IRS.
  • Información bancaria para pagos electrónicos (ACH) con voided check o carta del banco.
  • Contrato de prestación de servicios firmado.

2. Recepción de Facturas y Cuentas de Cobro

Todas las facturas de proveedores o contratistas deberán cumplir con los requisitos legales y fiscales de EE.UU.

⚠ Importante: Toda factura o cuenta de cobro enviada a un correo distinto al indicado será considerada no recibida ni aceptada.

2.1. Personas Físicas (Sole Proprietor o Independent Contractor)

Si es proveedor o contratista persona física no responsable de IVA o no obligado a emitir facturación electrónica, debe enviar su cuenta de cobro al correo [email protected] con los siguientes documentos:

  • Orden de compra entregada al momento de contratación.
  • Aprobación del recibido conforme del bien o servicio por el encargado.
  • Documento de cobro detallado con concepto y aprobaciones.
  • Copia del Formulario W-9 o W-8BEN actualizado.

2.2. Empresas (LLC, Corporation, S-Corp, Partnership)

Si es proveedor o contratista persona jurídica responsable de IVA o ventas en EE.UU., debe enviar su factura con los siguientes documentos:

  • Orden de compra entregada al momento de contratación.
  • Aprobación del recibido conforme del bien o servicio por el encargado.
  • Factura electrónica enviada a [email protected] con el concepto y la aprobación correspondiente.
  • Copia del Formulario W-9 o W-8BEN-E actualizado.

3. Política de Cierre Contable

Para garantizar un cierre contable adecuado y oportuno, no se recibirán facturas de períodos anteriores, ya que serán rechazadas automáticamente por el sistema.

4. Canales de Soporte

Para cualquier inquietud o asistencia, puede comunicarse a través de los siguientes canales oficiales:

Estos son los únicos canales donde puede contactar a nuestro equipo o crear un ticket de asistencia.

5. Apertura de Cuenta en el Portal de Proveedores

Todo proveedor o contratista de Borner debe estar registrado en nuestra plataforma para poder procesar facturas y gestionar pagos.

Pasos para habilitar su cuenta:

  1. Una vez enviada la documentación al comprador, recibirá una invitación para registrarse en nuestro portal.
  2. Ingrese al enlace proporcionado en el correo y seleccione la opción de restaurar contraseña.
  3. Ingrese el correo al cual se le envió la invitación.
  4. Recibirá un correo para recuperación de contraseña.
  5. Cree una contraseña segura y acceda al portal en https://www.borner.global/web/login.
  6. En el portal podrá consultar órdenes de compra, transacciones y fechas de pago.

Agradecemos su colaboración en la implementación de estos procesos. Estamos comprometidos en brindar una experiencia más eficiente y ordenada en nuestras relaciones con proveedores.

Atentamente,

Equipo Borner

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