En la administración de una empresa o un negocio pueden existir infinidad de textos, incluso millones de bachilleres entran a estudiar en prestigiosas instituciones educativas durante 5 o más años esta “ciencia”, pero la terrible verdad es que no hay una fórmula mágica para administrar y tener el control de una empresa.
No te podemos decir cómo hacer las cosas (seria pretencioso de nuestra parte decirte que tenemos la formula para el éxito), pero, lo que sí podemos decir, son los errores que hemos visto que comenten empresario y el por qué nos llaman todos los días para solucionarles problemas y cómo de forma repetitiva, incluso sin ser conscientes que ellos se están llevando al abismo, lo siguen haciendo y lo peor de todo, sin darse cuenta.
Realmente muchas cosas no se hacen con intención, es simplemente desconocimiento.
Pero la experiencia nos enseña a capitalizar errores nuestros y los de miles de empresarios como tu, a los que les hemos prestado nuestros servicios.
Por este motivo podemos entregarte una lista de Tips que puedes aplicar para no cometer estos errores, y son procedimientos que hemos aplicado en empresas y que han funcionado a la perfección.
Por eso es importante que hayas dado este paso y te tomes el tiempo de leer, para que puedas ser conciente que si sigues en el error, va a ser tu decisión en la administración de una empresa.
1. Acaparar todas las actividades de la empresa
En la administración de una empresa la capacidad de delegar lo consideramos como el arte más injusto que existe.
Es un arte porque si lo logras hacerlo bien, todos se darán cuenta de tus resultados como un gran Rockstar, pero si no obtienes resultados, se vendrán las autocríticas destructivas y tenderás a volver al error de hacerlo tú mismo.
En la administración de una empresa debes tener en cuenta que cuando delegas, solo delegas tareas más NO responsabilidades, por lo que debes tener claro que TODO LO QUE PASE EN LA EMPRESA ES TU RESPONSABILIDAD. No puedes culpar a la secretaria, al vendedor, a tu socio. Si estas como líder es tu responsabilidad, tanto lo bueno como lo malo.
Pero lo cierto es qué si logras delegar adecuadamente, puedes dedicarte a las DOS cosas que debes hacer como gerente que son:
- Conseguir nuevos negocios
- Capacitar a tu gente
En la administración de una empresa si no estas consiguiendo nuevos negocios, no tendrás dinero en un futuro y si no capacitas a tu gente, nunca podrás delegar tus tareas.
2. Desconoces la estructura de tu empresa o la tienes porque “toca” tenerla
En la administración de una empresa la estructura u organigrama es tan vital e importante que no debes escatimar en gastar tiempo para diseñarla adecuadamente y es según los objetivos estratégicos de tu empresa.
La estructura de tu organización está basada en tus objetivos corporativos y no en lo que es común tener.
EJ: Debes tener un gerente, una secretaria, un contador, un vendedor y sobre eso comienzas a colocarle nombre a cada cargo. Debes tener en cuenta lo que realmente tu empresa necesita, el resto sobra. Entre menos, más.
Ve al corazón de las cosas y si tu vendes zapatos y tu objetivo es venderlos por Internet y ser la pagina web No1 en 5 años, ¿qué personal necesitas para esos objetivos?
Ya no es un tema de secretaria, si no de cumplir tus objetivos.
Para ser la página número uno debes conseguir un especialista en posicionamiento web, seguro un ingeniero de sistema, un fotógrafo, un buen zapatero, entre otros.
La administración de una empresa es como un carro. ¿Que necesitas para que un carro ande? Motor, llantas, gasolina, etc…
La estructura de tu empresa no necesariamente tiene que ser un típico organigrama, con nombre de cargo y ya…
Cada persona que trabaja para ti debe estar para cumplir en alguna medida los objetivos de tu organización y te llevarás sorpresas cuando diseñes tu organigrama así; seguramente te darás cuenta que has contratado gente que no necesitas
En la administración de una empresa muchas veces es más importante un estratega o un buen consultor, que una excelente secretaria; puede llegar a costar lo mismo, incluso la secretaria llega a ser más costosa contado con los posibles errores que pueda cometer.
Igual recuerda que los errores de tu secretaría son responsabilidad tuya.
3. Desconocer el poder de las políticas y documentación de procedimientos
Sin animo de llegar a tocar temas sensibles ¿sabes cuáles son las principales herramientas, que usan las religiones para poner de acuerdo a millones de personas en todo el mundo?
En la administración de una empresa para tener un buen adoctrinamiento del personal en tu organización es necesario trazar literatura de lo que se puede hacer, de lo que no se puede hacer y sobre todo, el CÓMO SE DEBE HACER, siendo esto lo mas importante.
Volviendo al ejemplo de las religiones, cada una tiene sus propias políticas y formas de hacer las cosas las cuales están redactadas en libros que determinan un comportamiento (Biblia, Torá, etc).
Para no ir tan lejos, la legislación de los países hace lo mismo, determina que puedes y que no puedes hacer.
Si esta técnica domina las masas en el mundo ¿no crees que funcionaría para ti y para tu empresa?… Comienza ahora mismo a documentar qué se puede hacer, qué no se puede hacer y cómo se debe hacer.
Además, documentando tus políticas y procedimientos, te facilitará delegar tu trabajo porque le estas diciendo a tu equipo cómo quieres tu las cosas, con esto tienes una base para definir si realmente te están entregado lo que tu quieres, no lo que a ellos les parece.
4. Tener políticas y procedimientos por cumplimiento y sin ningún propósito
En la administración de una empresa seguro has tenido que hacer políticas y procedimientos para aplicar a una certificación de calidad de ISO y esas políticas solo se desempolvan cuando tienes que renovar tus certificados o es la persona de calidad la que anda detrás de todo el mundo para que se cumplan.
Adicional cuando alguna de estas políticas hay que aplicarlas, tu mismo las salta o desautorizas con tu comportamiento. ¿Te ha pasado?
Claro eres el Jefe, nadie te puede decir nada, pero tu personal hace lo que tú haces.
Trayendo a colación el punto anterior, en la administración de una empresa, si tu redactaras estas políticas y procedimientos para delegar, transformas tu negocio a uno escalable donde puedes duplicar tus tareas en la cantidad de gente a la que se las enseñes.
Usar la políticas y procedimientos como herramienta de capacitación, que se conviertan en un manual (el manual de tu empresa, de como se opera y cómo funciona) es algo realmente poderoso.
En la administración de una empresa debes redactar estos manuales para cumplir los objetivos de la compañía y no solo para una certificación ISO.
Si tu redactas esas políticas con el fin de cumplir tus objetivos créeme que lograras llegar más lejos , pero si tu no cumples con las políticas, no cumples tus sueños, objetivos y mucho menos tus metas.
No lo hagas por los demás, hazlo por ti.
5. Comerse los dulces antes del recreo
Este es uno de los errores más fatales en cuanto a la continuidad sobre el negocio se trata.
En este modelo económico que nos encontramos, el capital es el que manda y retirar dinero de la empresa sin un presupuesto, ni propósito que vaya en contravía de lo planteado, sabiendo que no va a generar retribución alguna, debes ir pensando en cerrar tu negocio porque en algún momento te quedaras sin gasolina.
Tu empresa es un sistema como lo es un vehículo, pero el dinero en efectivo es la gasolina para que funcione. Sin gasolina se apagará tu empresa.
En la administración de una empresa debes ten un plan, un presupuesto y sobre todo, pase lo que pase, ejecútalo tal cual. Sobre esto haz monitoreos mínimo de forma mensual para poder tomar decisiones oportunas.
6. La plata de la empresa es la caja menor de los dueños
Si el punto anterior es fatal, es realmente es mortal al momento de administrar una empresa.
Si llega un recibo publico personal, una tarjeta de créd
ito personal, la cuenta de celular personal, pagos de tu familia, colegios, entre otros, no deberías mezclarlo con el dinero de la empresa por las siguientes razones:
- Tú pierdes en control de tus gastos y comienzas a gastar de más.
- Los gastos personales no son deducibles de tu impuesto de renta de la empresa
- Tienes que gastar recursos administrativos de tu empresa en conciliar esos pagos que seguramente quedarás debiendo dinero.
- Malestar con tus socios
- Le quitas capital a tu negocio pudiendo remitir esos recursos a inventario o maquinaria, publicidad o cosas que realmente logren pagar tus gastos personales.
En la administración de una empresa lo primero en esta situación es que entiendas que el dinero es de la empresa y el dinero de la empresa es sagrado. Que tú seas el dueño, no significa que sea tu dinero, es de la compañía.
Lo que puedes hacer es asignarte un valor mensual, como contratista o trabajador, que cubra tus necesidades y un plan de bonificaciones que dependa de los resultados, pero si es tu caja menor, no tiene futuro como empresa.
7. No tener un plan estratégico corporativo
Cómo bien has escuchado cuando no sabes para donde ir, cualquier camino es el correcto y te llevará a cualquier sitio que seguramente no es el que desees.
En la administración de una empresa te has preguntado ¿qué quieres como organización?, ¿quiéres salvar al mundo?, ¿ser el primero en? ¿ganar xxx dinero? ¿Facturar xxx cifra?, ¿ser el más reconocido en el mercado?, ¿ganar el cliente xxxx? ¿tener oficinas en xxx?, ¿presencia en xxx?.
Con un objetivo claro, ya tienes los argumentos necesarios para montar tu estrategia y tomarás todas las decisiones necesarias para llegar a ese objetivo.
La administración de una empresa es como un gigante ajedrez (el objetivo es derrocar al rey) y sobre ese objetivo mueves tus mejores fichas para lograrlo, pero si no supieras que debes derrocar al rey seguro moverías las fichas de cualquier manera.
¿Estas moviendo tus fichas de cualquier manera, o las estas colocando estratégicamente para derrocar el rey?
8. La capacitación es para los trabajadores, yo estoy perfecto como estoy
En la administración de una empresa tú debes ser la personas más capacitada en la empresa, la que sabe como se hace todo y debes tener la capacidad de remplazar cualquier cargo si es necesario en el momento que falte algún engranaje en tu empresa. Y eso te hace valioso, pero no caigas en el pensamiento que solo tú lo haces bien.
Una de nuestras labores es aprender, capacitar y conseguir nuevos negocios y para eso debes tener tu mente despejada, siempre lista para tomar decisiones, siempre lista con conocimiento nuevo para aplicar nuevas y novedosas metodologías.
Y eso solo se consigue invirtiendo en ti, en un coach, un mentor y un entrenador. Consíguelos lo antes posible.
9. No tener tecnología
¿Cómo atiendes a tus clientes? Al celular o tienes un CRM que envía correos automáticos por ti. ¿Cómo tus clientes revisan el estado de su pedido, en una web tuya? ¿Tus actividades diarias alimentan automáticamente la contabilidad y tienes informes al día? O ¿esperas a que un contador externo o interno te paso info? ¿crees que esto es solo para multinacionales o empresas robustas?
Mentiras, no te creas eso, hay muchas soluciones que te permiten tener muy buena tecnología y muy económicas con las que puedes automatizar procesos.
Una empresa moderna no necesita auxiliar contable, por ejemplo.
Te podemos presentar muchas soluciones….escríbenos y te las presentamos según las necesidades de tu negocio.
10. Ver al cliente como dinero (no conocer a tu cliente)
La base principal de una relación es la confianza. Si tu cliente ha perdido la confianza en ti, debes comenzar a recuperarla por medio de un excelente servicio y dirigiendo la comunicación a resarcir errores.
En la administración de una empresa es de adultos pedir disculpas y aceptar errores, pero cuidar los clientes es labor de toda la empresa, por lo que debes capacitar a tu personal para que sobre todo, ofrezca el mejor de los servicios.
Solo debes dejar ir un cliente cuando no te es rentable o por estrategia corporativa.
Cuando una persona confía en tu marca, en tu producto o en tu empresa, ahí es cuando comienzas a genera verdaderos recursos.
Esto será una bola de nieve porque entre más gente confía en ti, habrá más gente nueva que confiará y más rápido, solo por ver que otros ya confían en tu compañía.
11. Pensar que la marca es un logo
Si tú estás hasta ahora arrancando con tu idea de negocio, te súper recomendamos que contrates una agencia que haga la identidad de tu marca.
Te recomendamos esta. La 10 estudio
En la administración de una empresa cuando se habla de marca (branding) generalmente pensamos en registros o en coca cola, pero la verdad es que las marcas por si sola no tiene poder, el poder se lo da lo que comunica, lo que significa, lo que expresa y lo que es.
Una marca es como una persona que tiene carácter, una identidad y un significado, incluso desde el mismo nombre, puedes sacarlo de lo que realmente quieras comunicar.
Las formas que usas en un logo, deben tener un por qué y deben estar alineadas con tus clientes.
Por ejemplo Simon Sinek, es su charta en TED explica como un propósito cambia completamente la comunicación de una marca Cómo los grandes líderes inspiran la acción
12. Contratar rápido despedir lento
Si alguien te dice que te botes de un avión si paracaídas ¿te botarías?
Seguramente no!. Y es porque tu vida depende de eso.
Y si yo te digo que la vida de tu empresa depende de tu equipo de trabajo, ¿serias ligero en elegirlo?
Pues déjame decirte que de errores cometidos por colaboradores, miles de empresas se han ido a la quiebra, por multas y descuidos, todos los días las empresas pierden millones y millones de pesos por tener el personal equivocado.
La selección de personal debe ser constante, deber ser todos los días, tu debes ir mirando de la gente que vas conociendo, quien puede servir para cierto cargo.
Pero no al primero que medio cumplió el perfil contratarlo, además que las personas que están contigo deben compartir tu visión, tu propósito de vida.
13. Dormirse en los laureles
En la administración de una empresa Cuando hay proyecto o ventas, o tenemos una venta grande o un proyecto grande, nos tranquilizamos…uff tenemos trabajo, nos confiamos y dejamos de conseguir nuevos ingresos.
Te conformas con lo que tienes sin pensar que eso se agota, el proyectos se acaba y la empresa debe continuar.
De ahí a que tú como gerente debes tener únicamente dos funciones, capacitar a tu personal y conseguir nuevos negocios.
Se que todos estos son muchos aspectos que debes tener en cuenta y puede abrumarte los pensamientos de la cantida de cosas que tienes por hacer luego de leer este blog.
Siendote franco esto es muy retador hacerlo todo pero hay una forma facil en la que puedes enteder todo esto mejor.
Además puedes ver cómo empresarios y emprendedores como tu, ya lo han superado muchos de estos aspectos y otro que están en proceso de lograrlos
La realidad es que uno solo no puede hacerlo todo, o te costaría muchísimo dinero contratar un pull de asesores que te diga cosa a cosas y sin garantia que funcione
Definitivamente la mejor decisión es vincularse en una comunidad de empresarios donde puedes aprender, conocer gente, hacer negocios y financiar tus proyectos
En caso que puedas necesitas ayuda te invito a te unas a nuestra comunidad de empresarios llamada LA ROSCA donde completamente gratis podrás profundizar estos temas y como te dije, conocer gente, hacer negocios y financiar proyectos.
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