Con la globalización y la renombrada era de la tecnología y de las comunicaciones (TICS), se ha ido dejando atrás el trabajo manual y las actividades fiscales y contables han sido automatizadas de acuerdo a las necesidades de las compañías. A ello, la implementación de una firma de auditoría ha resultado la mejor opción para sobrellevar la carga contable, dejando en manos de otro, cuya actividad profesional es la contabilidad, el extenso trámite contable y legal que conlleva la relación de la información tributaria con la DIAN.
Dentro de este artículo hablaremos sobre la nómina electrónica, explicando qué es desde los postulados legales y contables y cuál es su importancia y su relación directa con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN).
Qué es la nómina electrónica
La nómina electrónica es el documento digital expedido por el empleador y en el cual se recoge el salario de los empleados, incluyendo deducciones, pagos a servicios y prestaciones sociales y de salud y bonificaciones, entre otros aspectos. Es necesario cumplir con ciertas exigencias establecidas por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia) para que la nómina electrónica y sus soportes derivados sean considerados válidos y de acuerdo a los parámetros establecidos.
Las disposiciones que guían tal actividad se hallan contenidas en la resolución 000013 del 11 de febrero del 2021 y todo su articulado: “por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica, la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento”.
Asimismo, la resolución 000013 del 11 de febrero del 2021 establece en su artículo cuarto (4) quiénes están obligados a generar la nómina electrónica, a lo que menciona: “aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas – IVA, cuando aplique”.
La periodicidad de la generación de documento de nómina electrónica deberá hacerse de forma mensual, según menciona el artículo décimo tercero (13) de la resolución tratada.
Aspectos a tomar en cuenta
1. El software o sistema implementado para la realización de la nómina electrónica debe estar verificado y avalado por la DIAN.
2. Deben tomarse en cuenta las disposiciones contenidas en la norma vigente en materia tributaria, a saber, resolución 000013 del 11 de febrero del 2021: Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento.
3. El contenido de la información del documento de soporte de pago de nómina electrónica debe ceñirse a las disposiciones contenidas en la resolución 000013 del 11 de febrero del 2021, artículo quinto (5).
4. El plazo o fecha máxima para la implementación de la nómina electrónica se halla contenido en el artículo sexto (6) de la resolución tratada y que va de acuerdo al número de empleados, relacionados de la siguiente manera: más de 251 empleados (01/07/2021); entre 101 y 250 (01/08/2021); entre 11 y 100 (01/09/2021); entre 4 y 10 (01/10/2021); entre 2 y 3 (01/11/2021) y 1 empleado (01/12/2021)
Cabe destacar que la fecha de inicio de la habilitación del servicio informático de nómina electrónica será el 31 de Mayo del 2021. Toda regulación vigente sobre la nómina electrónica y otras disposiciones podrán ser consultadas directamente en la página oficial de la DIAN.