Un posible fraude puede estar presente en cualquier tipo de organización, sin importar su tamaño u objeto. Sin embargo, son las pequeñas y medianas empresas las más vulnerables. Es por eso que los esfuerzos deben centrarse en un aspecto primordial: la contabilidad financiera.
Para prevenir esta situación deben tomarse una serie de acciones encaminadas a controlar de manera rigurosa los procesos en los que hay mayor peligro de sufrir un fraude. Recuerde que el robo y la apropiación indebida de activos, constituye la mayoría de las actividades fraudulentas.
La mejor manera para asegurar que todos los procesos estén siendo cumplidos a cabalidad y que la información consignada en los libros sea real y transparente, es a través de la auditoría de la contabilidad financiera.
¿Cómo la auditoría de la contabilidad financiera evita el fraude?
Este tipo de auditoria ayuda a identificar inconsistencias y fallas en procesos y documentos que son susceptibles de falsificación. Para tener resultados concisos se deben seguir los siguientes pasos:
Revisión de estados financieros y balance general
El primer paso es generar un informe sobre la situación financiera de la compañía. Acá se podrán observar con detalle los pasivos, activos y el patrimonio.
Este informe permite conocer el balance general de la organización, por lo que ayudará a detectar posibles incongruencias. Si los estados financieros pasan este primer filtro, se continuará con la revisión sistemática.
Si por el contrario se presenta alguna no conformidad, de inmediato se deberá revisar el proceso y los documentos correspondientes.
Evaluación del personal
Así como se evalúan los documentos, es indispensable evaluar a los colaboradores. Durante la auditoría de contabilidad financiera se ponen a prueba los conocimientos y facultades de los empleados.
Se podrá determinar el grado de conocimientos particulares así como la toma de decisiones y resolución de problemas de cada una de las personas involucradas en los procesos contables.
Concordancia de cuentas
El tener una revisión de las cuentas, se confrontarán los datos consignados en los informes frente a las facturas y recibos de caja. De esta forma, se podrá saber a ciencia cierta las cuentas de la compañía.
Es posible que este paso se realice solo si se encuentran inconsistencias en el balance general. También si se pretende llevar a cabo una auditoría exhaustiva.
Medidas de control interno
La auditoría de contabilidad financiera también implica tomar medidas que contribuyan a la mitigación del riesgo de fraude. Unas de estas son las de control interno.
Segmentación en niveles de seguridad y restricción de la información confidencial, revisiones de nómina frecuentes, arqueos de caja, limitaciones al acceso a los inventarios y conciliaciones bancarias son algunas de las medidas a poner en práctica.
Con ellas se impiden errores involuntarios como fallas en procedimientos y se limitan las posibilidades de fraude en la empresa. Por eso, la prevención a través de una auditoría es una de las mejores soluciones que como empresario puede tener.
