La cantidad de documentos que puede almacenar una empresa en cuestión de unos meses resulta abrumadora. Para ello, es necesario tener una estrategia que permita gestionar todos estos documentos. Por eso existe la gestión documental, que ayudará a la empresa a tener una adecuada organización y llevar con claridad todo tipo de documentos.
Qué es la gestión documental
Es la unión de planteamientos y estrategias que permiten la ejecución organizada, sistemática, además de estandarizada, del manejo y el control de los documentos producidos y recibidos por una empresa.
En conclusión, son todas las actas, memos, facturas y contratos que pueden ser elaborados o recibidos a diario.
Para qué sirve la gestión documental
Una buena gestión de toda la información y documentación que la empresa posee permitirá ser más eficiente en la asignación de recursos. Esto ayudará a llevar mejor las cuentas y la información de la empresa. Lo que significa menos reprocesos y, por lo tanto, una mayor eficiencia y un menor uso de los recursos.
Por otro lado, es muy beneficiosa para controlar los estados financieros y prevenir fraudes o malos manejos de los recursos financieros de la empresa.
La gestión documental se puede realizar tanto en papel como en un sistema informático de manera automática. Es importante tener las opciones claras a la hora de contratar alguna empresa que preste este servicio.
Sin embargo, es habitual que muchas de las pymes organicen sus documentos a través del empleo de potentes ERP. Estos sistemas de planificación de recursos empresariales almacenan, unifican y gestionan todos los datos y documentos de una empresa.
Ventajas de una eficiente gestión documental
- Almacenamiento lógico y organizado de la documentación de la empresa.
- Informatización y digitalización de la información de cada departamento de la compañía.
- Recursos ahorrados: espacio, materiales y tiempo.
- Mayor seguridad de los archivos.
- Evitar pérdidas de archivos y deterioro de la documentación, gracias al almacenamiento en la nube.
- Localización inmediata de documentos.
Cómo evitar fraudes con la gestión documental
Como se mencionó anteriormente, una de las grandes ventajas de la gestión documental es la prevención de fraudes y desfalcos financieros.
Es gracias a las ventajas descritas que se podrá llevar un registro tanto de los estados financieros como de todos los movimientos de dinero que se realicen en la empresa.
De esta manera, llevar a cabo auditorías u obtener informes financieros tomará muy poco tiempo, por lo que el control será más eficiente. Asimismo, la información de compras, gastos y proveedores se podrá comparar y revisar ipso facto.
Por ello, es importante que las organizaciones diseñen un plan de gestión documental muy potente. Este les permitirá mejorar los procesos y aumentar su productividad, haciendo a los grupos de trabajo mucho más eficientes.
Es de suma relevancia que se fijen criterios y normativas en el momento en que se almacene y se archive la información. Con estos parámetros la empresa podrá contar con un mejor registro de toda su documentación