La necesidad de reexpresar las cifras financieras es el resultado de errores contables, incumplimiento de los principios generalmente aceptados, fraude, tergiversación o un simple error administrativo. Como resultado, las consecuencias de los errores en los estados financieros pueden ser catastróficas para las organizaciones.
Al respecto, Tucker (2019) revela que el 41 % de los ejecutivos de la C-Suite y de los profesionales de finanzas dijeron que las inexactitudes en los datos financieros de la empresa, luego de presentar sus estados financieros, afectaron su capacidad de asegurar el capital para invertir. Por otro lado, el 42 % dijo que dichos errores darían lugar a un daño significativo en la reputación de la organización.
Esto explica la importancia de la información financiera de la empresa y por qué no existe margen de error al momento de presentar la situación financiera. Por esta razón, hemos preparado esta guía de los errores más comunes en los estados financieros y cómo evitarlos.
¿Qué son los estados financieros?
Los estados financieros son el resultado de la contabilidad de una empresa y de su estructura económica en un periodo determinado. También se les conoce como cuentas anuales, informes financieros o estados contables. Los informes anuales facilitan a los inversores analizar si la empresa tiene una estructura solvente y si se puede invertir en ella. Además, estos registros constituyen una información fundamental en la toma de decisiones.
Sevilla (2015) explica que los estados financieros están compuestos por los siguientes informes:
- Balance de situación.
- Cuenta de resultados.
- Estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo.
- Memoria.
Estos informes deben realizarse según los principios generalmente aceptados que rigen la información financiera. Entre los más utilizados destacan los principios estadounidenses GAAP y el estándar europeo NIIF, que también es utilizado en varios países de Asia y América del Sur.
5 errores comunes de los estados financieros y cómo prevenirlos
Los informes deben contar con columnas comparativas que permitan visualizar de forma detallada los activos y pasivos, las pérdidas y ganancias, los flujos de efectivo, etcétera. A continuación, veamos los cinco errores más comunes y que deben tener tus negocios o inversiones para evitarlos ya que de esa información dependerán tus decisiones sean buenas o malas.
1. No revisar el proceso de informes previos a la elaboración de los estados financieros
Un proceso de información financiera defectuosa puede ser el origen de la mayoría de los errores en los estados financieros. Incluso puede dejar, sin previo aviso, a la empresa sin efectivo para operar. Esto puede suceder, aun cuando cuente con el mejor software de contabilidad.
Cómo evitarlo: Carlton aconseja hacer un test a tus procesos de informes que incluya las siguientes preguntas:
- ¿El sistema de recursos contables produce informes financieros mensuales precisos, especialmente para el décimo día del siguiente mes?
- ¿Se producen todos los informes financieros de manera oportuna para el personal apropiado, en forma diaria, semanal o mensual?
- ¿El personal de contabilidad sabe cómo leer los informes? Además, ¿entiende cómo utilizar la información contenida en ellos?
- ¿Ese personal se toma el tiempo de leer los informes? Y, ¿utiliza la información y las ideas derivadas de los informes para realizar mejor su trabajo?
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es “no”, significa que necesitas fortalecer tus procesos de informes financieros.
2. Desconocer la realidad financiera de la empresa
A pesar de que los responsables del área financiera deben tener una idea clara de las estrategias financieras de la organización, McCullogh (2019) sostiene que los CFO tienden a ser más humildes que el resto de la C-Suite. Se confían de que su trabajo de calidad habla por ellos y ese exceso de confianza los lleva a olvidarse de socializar dentro de la empresa. Por esta razón, muchos gerentes financieros evitan las reuniones fuera del círculo directivo.
Cómo evitarlo: participa en las reuniones relevantes de marketing, operaciones y otros departamentos. De este modo, tendrás una mejor perspectiva al momento de redactar los estados financieros.
3. Los estados financieros carecen de diferencias calculadas
La ausencia de cálculos de diferencias es muy común cuando la empresa está presentando su situación financiera. Esto obliga al lector a calcular estas diferencias mentalmente o con una calculadora. Métodos que requieren de mucho tiempo y son propensos a errores. En algunos casos, sí se presentan las diferencias, pero solo en montos numéricos y no se incluyen las diferencias porcentuales.
Cómo evitarlo: incluye columnas que contengan datos de comparación y diferencias calculadas en valores numéricos y porcentuales. De este modo, el lector puede visualizar los datos con mayor facilidad.
4. Falta de cálculo y análisis de ratios financieros
El análisis de los ratios financieros puede ayudar a descubrir tendencias preocupantes. Por ejemplo, si el número de días de las cuentas por cobrar aumenta de 30 a 40 días durante un periodo de tres meses, puede ser una señal de que algunos clientes tiene problemas inminentes de flujo de efectivo. También puede significar que el personal de cuentas por cobrar deba fortalecer el trabajo de cobranza.
Cómo evitarlo: Carlton sugiere agregar cuadros que tracen los cálculos relevantes del balance general y la relación del estado de resultados a los estados financieros. De este modo, ayudará a los lectores a comprender completamente los resultados de las operaciones.
5. Presentación errónea de los balances financieros
Boitnott (2015) explica que algunas soluciones de software de contabilidad no siempre tienen una función que bloquea los libros al final de cada año, a fin de evitar entradas accidentales que cambien el saldo del ejercicio contable de la empresa.
Otro error común en la presentación de los balances financieros es la clasificación de los activos y pasivos. Boitnott (2015) dice que esta clasificación también puede confundir a los profesionales de finanzas, ya que se dividen en diferentes categorías. Por ejemplo, una empresa podría colocar accidentalmente un pasivo a largo plazo en la columna de pasivo actual. Este error puede aumentar la cantidad de deuda que deberá pagarse el próximo año.
Cómo evitarlo: tu empresa debe implementar un software que preserve los documentos de años anteriores como documentos históricos. También puedes implementar un procedimiento en el que se haga una segunda validación para asegurar que la clasificación de las partidas de activos y pasivos sea la correcta.
Los estados financieros forman parte de los indicadores claves del rendimiento de una empresa. Por esta razón, su presentación es crucial para la toma de decisiones determinantes. Sin embargo, Tucker (2019) revela que el 69 % de los CFO se vieron obligados a reexpresar sus ganancias debido a imprecisiones de datos no identificados. La buena noticia es que ya cuentas con una guía que te ayudará a evitar errores al redactar la situación financiera de la empresa. Además, una auditoría externa con consultores expertos en finanzas dará mayor credibilidad a la información presentada en los estados financieros. Está demostrado que los auditores externos pueden identificar fácilmente las falencias descritas y, a su vez, hacer recomendaciones a tiempo sobre cada problema estructural de la organización. De este modo, evitarás problemas al momento de certificar los estados financieros ante los contadores públicos